Kiireen ja paineiden hallinta kehittämisdialogien sisältönä

Työhön ja työyhteisöihin kohdistuu runsaasti kiirettä, kuormitusta ja monenlaisia, paineita. Asiakkaita on entistä enemmän ja tarpeet ovat aikaisempaa moninaisempia. Monen työpaikan henkilöstö toimii aiempaa enemmän moniammatillisessa yhteistyössä useiden eri tahojen kanssa. Se lisää työn kuormitusta, aiheuttaa riittämättömyyden tunnetta ja haastaa työhyvinvointia.

Seuraavilla kysymyksillä voi käydä dialogia kiireestä ja laatia sen taltuttamisen ja ehkäisemisen pelisääntöjä.

• Mikä aiheuttaa kiirettä omassa työssäni?
• Mitkä ovat tiimimme kiireen aiheuttajia?
• Mikä työyhteisössämme saa aikaan kiirettä?
• Mitkä ovat johtamisen ja esihenkilöiden kiireen tekijät?

Kehittämisesimerkki tiimin kiireen taltutuksesta

Tiimin  ensimmäisessä kehittämistyöpajassa tunnistettiin työn iloa lisäävät (plussat) ja sitä vähentävät tekijät (miinukset). Niiden esille saamisessa sovellettiin työn ilon vaaka menetelmää.

Työhyvinvointikyselyn alkumittauksen tulosten ja työn ilon vaa’an perusteella moniammatillisessa tiimissä ensimmäiseksi ja tärkeimmäksi kehittämisteemaksi valikoitui kiireen hallinta ja työn rajaaminen. Työpajassa tiimille annettiin vastattavaksi seuraavat kysymykset.    

• Mistä kiire koostuu omassa työssäsi?  
• Mitkä tekijät aiheuttavat kiirettä?  
• Mitkä tekijät helpottavat kiirettä?   
• Mitkä tekijät ovat neutraaleja, mutta liittyvät kiireeseen? 

Saadut tulokset kirjattiin Mind mapille. Seuraavassa vaiheessa kiireen alentamisen ja työn hallinnan keinoja haettiin tulevaisuuden muistelu -menetelmää mukaillen. Tehtävänä oli pohtia Millainen olisi unelmien työpaikka. Unelmien työpaikan piirteitä ideoitiin luovasti ilman reaalimaailman rajoitteita.

Kiireen alentaminen palvelutalossa

Seuraavassa on esimerkki vanhusten palvelutalon kiireen taltuttamisen kehittämisprosessista ja tuloksista.

Kiireen taltuttamisen pelisäännöiksi laadittiin seuraavat pelisäännöt.

Alennetaan painetta

• Keinoina kiireen tunnun vähentämiseen oli menestyksellä kokeiltu sitä, että istutaan alas, kun kiireen tuntu yllättää
• Palvelutalon johtaja lupasi palkinnon jokaiselle, joka yllätetään työpaikalta ”velttoilemasta” asukkaan luona

Palaverit kiireen tiimoilta

• Pidetään kuukausittain palaveri, jossa kaikki mieltä askarruttavat asiat käydään läpi isompina kokonaisuuksina, niin etteivät ne kohdistu niin paljon päivittäiseen toimintaan.

Toimintatapa poikkeustilanteissa

• Toteutetaan kehittämispäivä, jossa suunnitellaan toiminnan yhteiset raamit, siitä miten toimitaan poikkeustilanteissa.

Yhteistyö ja avunanto

• Yhteistyötä toisten yksiköiden kanssa tehdään enemmän, jos tarvitsee tiukoissa tilanteissa konsultaatiota.
• Työkiertomahdollisuutta yksiköiden välillä tarkastellaan.
• Kotisairaala on hyvä tuki – pari asukasta aika huonossa kunnossa, kotisairaalasta on saatu tukea.
• Virikeohjaaja auttaa paljon arkea, kun vie asukkaita jumppaan ja auttaa kuljetuksissa yms.

Työvuorot

• Kehitetään työvuoroja. Halukkuutta eri työvuorojen tekemiseen on kysytty ja toteutettu muutoksia (mm. välivuorot ja hoitoapulaistcn työtehtävät iltavuoroissa) ”Hoitoapulaisen työtehtävistä iltavuoroissa on keskusteltu ja homma toimii hyvin ”.

Sijaisiin ja ”keikkalaisiin” liittyvät ongelmat

• Huonoista ”keikkalaisista” pitää aina antaa palaute.
• Lääkkeidenjakokäytännöt sijaisten osalta on selvennetty.

Palaute ja keskinäinen tuki

• Myönteistä palautetta toivotaan, kun on tehty hyvää työtä.
• Työtoverin jaksaminen huomioidaan.