Palaverikäytäntöjen kehittäminen vanhuspalvelujen työyhteisöissä
Palaverit ja kokoukset ovat keskeisiä ja tärkeitä dialogitiloja organisaatioissa. Koska palavereihin käytetään paljon aikaa, on tärkeää, että ne palvelevat hyvin tarkoitustaan ja tavoitteitaan. Palaverien ja kokousten kehittäminen edistää ja parantaa työyhteisön toimivuutta, lisää tiedonkulkua sekä viestinnän ja tiedonkulun avoimuutta ja vaikuttaa myönteisesti tiimeihin, työyhteisöihin ja koko organisaatioon.
Kolmessa, erilaisia palveluja vanhuksille tuottavassa työyhteisössä paikannettiin palaveri- ja kokouskäytäntöihin liittyviä kehittämistarpeita ja -tavoitteita, ideoitiin yhdessä konkreettisia keinoja ja tehtiin kokeiluja. Palaverikäytäntöjen kehittäminen oli osa tiedonkulun, avoimen vuorovaikutuksen ja dialogisuuden sekä osallistumis- ja vaikutusahdollisuuksien kehittämistavoitteita.
Palavereita arvioitiin ja kehitettiin yhdessä keskustellen ja analysoiden eri palaveri- ja kokoustyyppejä, niiden tavoitteita ja toimivuutta, osallistuvia henkilöitä tai henkilöstöryhmiä, sisältöjä sekä niihin varattua aikaa ja fyysistä tilaa. Dialogien aiheena olivat myös asialistojen laatimistavat sekä osallistujien roolit. Kehittämispalavereissa arvioitiin palavereiden ja kokousten yleisen toimivuuden lisäksi myös sitä, jääkö aikaa yhteiselle ideoinnille ja kehittämiselle vai korostuuko tiedottaminen. Keskusteltiin myös viestinnästä ja tiedottamisesta, joissa koettiin olevan monenlaisia kehittämistarpeita. Kehittämiskeskusteluissa vastattiin seuraaviin kysymyksiin:
- Millaisia palavereita pidetään?
- Miten ne toimivat?
- Mitä tarvitaan lisää?
- Mitä pitää muuttaa?
- Mistä voidaan luopua?
Kehittämistarpeita esiintyi työyhteisön sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä, tiedonkulussa sekä yhteisessä ideoinnissa ja kehittämisessä. Esiin tulleille tarpeille ja tavoitteille nimettiin konkreettiset kehittämistoimenpiteet.
Kehittämisen tuloksena palavereita teemoitettiin, käynnistettiin erikseen lyhyet, asiakkaisiin liittyvät tiedotusluonteiset palaverit, eräänlaiset raportointituokiot ja varattiin niille oma aika. Varattiin myös säännöllistä aikaa kehittämisluonteisille palavereille, joihin käsiteltävät asiat nimetään etukäteen. Ideoitiin myös uusia toimintatapoja asialistojen laatimiseen ja palaverimuistioiden tallentamiseen. Uusi ja osallisuutta vahvistava käytäntö oli, että kaikki työyhteisön jäsenet voivat esittää ja viedä asioita asialistalle. Lisäksi sovittiin sähköpostiviestinnän toimintatavoista ja Teamsin käyttöönotosta palavereissa, kehittämistyössä ja chat-keskustelussa.
Yhdellä työpaikalla tehtiin uudistuneeseen tiimijakoon liittyvää palavereiden kehittämistyötä. Siihen liittyi myös vastuuhenkilöiden eli tiiminvetäjien vaihdoksia. Työpaikalla ideoitiin ja otettiin käyttöön uusia asiakastyöhön liittyviä moniammatillisen työryhmän palavereita, joilla haluttiin edistää moniammatillisuutta ja yhteistyötä.
Prosessiarviointi toi esille, että palaverien kehittämistavoitteita saavutettiin hyvin ja niistä tuli sekä työntekijöiden että esihenkilöiden kokemuksen mukaan tehokkaampia ja miellyttävämpiä.
Dialogisuus ja osallisuus kehittyivät ja lisääntyivät.
Palaverikäytäntöjen muutoksien avulla päästiin käsiksi moniin muihin kehittämistä vaativiin, konkreettisiin asioihin työyhteisöissä.