Työtehtävien priorisointi työkuormituksen hallinnassa

Tunteet kiireestä ja jatkuvasti kesken olevista työtehtävistä ovat valitettavan yleinen osa asiantuntijatyötä tekevien arkea. Tehtävälistoista saadaan kenties apua, mutta pahimmillaan nekin vain täyttyvät uusista, tekemättömistä töistä, mistä seuraa kokemuksia työn hallitsemattomuudesta.  Pitäisi päättää, mitkä asiat ovat tärkeitä ja mitkä voivat odottaa, mutta hektisen työn keskellä se ei aina ole helppoa. Yhdysvaltojen presidentin Dwight E. Eisenhowerin kerrotaan todenneen, että harvoin se, mikä on kiireellistä, on oikeastaan tärkeää ja harvoin se, mikä on tärkeää, on kiireellistä.  Eräässä työyksikössä työntekijät lähtivät kokeilemaan työtehtävien priorisointia tämän ydinajatuksen pohjalta.

Kehittämisprosessi

Työntekijät halusivat pysähtyä pohtimaan, kuinka työtä pystyy priorisoimaan työn ydintehtävää kirkastamalla. Ensimmäisessä tapaamisessa käytettiin dialogista, anonyymia chat-keskustelukanava Presemoa, jonka avulla voidaan tukea osallisuutta ja keskustelua etänä työskennellessä. Tarkoituksena oli löytää kunkin perustehtävään kuuluva ydinaines, jonka hoitaminen on olennaista laadukkaan lastensuojelutyön onnistumiseksi. Haluttiin myös paikantaa perustehtävälle epäolennaiset työtehtävät, joita kukin voi hallita itse ja joita voidaan organisoida yhteistyössä muiden ja esihenkilön kanssa.

Aluksi osallistujia pyydettiin paikantamaan työssään olennaiset ja epäolennaiset asiat Eisenhowerin matriisin avulla. Matriisissa luokitellaan omat työtehtävät nelikenttään luokissa tärkeää ja kiireellistä, tärkeää ja ei-kiireellistä, ei-tärkeää ja kiireellistä, sekä ei-tärkeää ja ei-kiireellistä.  Nelikentän tarkoituksena on auttaa henkilöä visualisoimaan itselleen selkeästi niitä asioita, mihin asioihin kannattaa keskittyä ja auttaa häntä priorisoimaan työtehtäviään.

Kuva: Eisenhowein matriisi työn ydintehtävän paikantamisessa, mukailtu Vikman 2018. 

Työskentely purettiin yhdessä siten, että osallistujat kirjasivat Presemon jokaiseen nelikentän lohkoon ja luokitteluun näkökulmansa omista työtehtävistään. Lisäksi kirjattiin oma tehtävänimike ja työyksikkö. Seuraavassa vaiheessa vastaukset jaoteltiin saatujen tietojen mukaan ja esille nousivat työn ydinalueet, jotka koettiin tärkeinä ja kiireellisinä tai tärkeinä ja ei-kiireellisinä. Tietoa saatiin myös siitä, mitä tehtäviä pidettiin ei-kiireellisinä ja ei-tärkeinä.

Seuraava teema oli työntekijöiden mahdollisuus paremmin keskittyä oman työnsä perustehtävään. Aihe tuli esille heidän omana toiveenaan. Ryhmätyöskentelyssä työntekijät listasivat työhönsä kuuluvia, mutta epäolennaisiksi kokemiaan toimistotyön tehtäviä. Näitä tietoja käytettiin hyväksi, kun määriteltiin avustavien toimistotyöntekijöiden toimenkuvia ja keskinäistä työnjakoa. Kyseessä oli tärkeä työtehtävien delegointi.

Lue lisää:

• Kallio, P. & Puhakka, A. (2015). Kokeilukirja. Koska työtavat eivät toimi. UEF Aducate. Itä-Suomen yliopisto.
• Vikman, V. (2018). Eisenhowerin matriisi – Tällä yksinkertaisella metodilla teet priorisoinnista helpompaa ja vähennät stressiä. Hyvinvointi. Duunitorin uutiskirje.