Kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen, visuaalinen ohjaus
Visuaalinen ohjaus voi kuulostaa erityistaitoja vaativalta toiminnalta, mutta käytännössä se on kuitenkin yksinkertaisesti sitä, että työn kehittämistä ja sen tuloksia havainnollistetaan yhteisesti ymmärrettävään muotoon. Kokonaisuus on hahmotettavissa yhdellä silmäyksellä, kun se visualisoidaan kuvaksi, kuvioksi, taulukoksi, luetteloksi tai konkretisoidaan symboleita käyttäen.
Palvelutalon ryhmäkodissa oli havaittu ongelma kirjaamisten suhteen. Asiakastietojen ja tilanteen kirjaaminen ei sujunutkaan tavoitteiden mukaisesti. Kirjauksien sisällöt vaihtelivat, osa kirjasi järjestelmän yleisiin kommentteihin lähes kaikki kommentit, toiset taas yksilöityjen osa-alueiden alle, tärkeitä havaintoja jäi kirjaamatta ja usein päivän toimien ja havaintojen kirjaustyö jäi ylitöiksi tai pahimmillaan saattoi jäädä tekemättä. Tästä kirjavuudesta seurasi erilaisia laatuongelmia, esimerkiksi seuraava vuoro ei tiennyt mitä edellisen aikana oli tapahtunut. Myös työn arviointi ja mitoitus vaikeutuivat. Oli vaikea perustella palvelun ostajalle tarvittavaa työtä ja sen mitoitusta, koska osa tiedoista puuttui. Tahtomattaan henkilökunta teki itselleen myyräntyötä, koska kirjausten perusteella asiakkaat eivät vaatineet niin paljon hoitoa ja hoivaa kuin mitä todellisuudessa tarvittiin.
Kirjaamisen kokemusten havainnollistaminen
Yhteisessä kehittämistyöpajojen sarjassa henkilökunta päätti siis lähteä perkamaan auki, mistä tämä kirjaamisen kirjavuus johtuu. Onko kyse siitä, että kirjaamisen arvoa ei tajuttu, järjestelmää ei osattu käyttää oikein tai siihen ei ollut aikaa. Tämän juurisyyn esille kaivamiseksi tiimi päätti havainnoida kirjaamista kokeilujakson ajan.
Yhteisen käsityksen rakentamiseksi ja toimintatapojen havainnollistamiseksi tiimi rakensi matriisin, johon jokainen työntekijä sai kokeilujakson aikana nimettömästi kirjata kuinka paljon aikaa menee kirjaamiseen, kuinka monta kertaa päivässä se tapahtui ja miten sujui. Havainnollistavasta matriisista haluttiin tehdä helposti täytettävä, sen ei tulisi kuormittaa lisää, eikä aiheuttaa syyllisyyttä omasta tavasta toimia. Matriisi tehtiin yksinkertaisesti tussilla fläppipaperille, sen suurempaa visuaalista osaamista tai enempiä välineitä ei tarvittu.
Kokeiluajanjakson eli reilun viikon ajan henkilöstö kirjasi kanslian seinällä olevaan isoon paperiin näitä havaintoja. Selvisi, että kirjaamisia tehdään 1-3 kertaa vuorossa ja niiden kesto vaihtelee 15 aina 40 minuuttiin kerralla. Yhteinen, nimetön paperi mahdollisti sen, että tiimi sai rakennettua parempaa kokonaiskuvaa kirjaamiskäytännöistä. Tätä tietoa käytettiin hyväksi seuraavassa yhteiskehittämisen työpajassa, jossa päätettiin mitä ja miten lähdetään parantamaan kirjaamista.
Havainnollistava matriisi todisti, että käytännöt ovat kirjavat. Tiimi sopikin siis, että se jatkossa pitää yhteisiä tapaamisia, jossa avattaisiin kirjaamisen merkitystä. Koska kirjaamista voi tehdä monella tavalla ja se voi olla silti hyvin tehty, niin tiimi asetti myös tavoitteeksi toisten kirjausten lukemisen ja palautteen annon. Siten toisilta voitaisiin oppia parhaista käytänteistä. Lisäksi tiimi sopi koulutuksesta, jossa harjoiteltaisiin järjestelmän komponenttien monipuolisempaa käyttöä. Aiempi arkihavainto oli ollut, että käytännöt vaihtelevat ja yhdessä täytetyllä matriisilla oli saatu siihen vahvistusta ja tarkennusta. Yhteiseksi tahtotilaksi muodostui, että kirjaamisia pystyttäisiin tekemään päivän mittaan. Siten siitä ei muodostuisi päivän päätteeksi painetta ja stressiä. Se vähentäisi myös tapauksia, joissa kirjaaminen jäisi tekemättä yllättävien tilanteiden takia. Visuaalisen työskentelyn avulla oman työn kehittäminen ja erityisesti työprosessien kehittäminen yhdessä on mahdollisuus sekä työhyvinvoinnin että tuloksellisuuden parantamiseen. Se tukee henkilöstön osallistumista ja kehittävää johtamista.
Tiimi näki kirjaamiskäytäntöjen kehittämisen tärkeänä keinona suojata hoitajien oikeusturvaa, tuoda esille asukkaan näkökulma ja varmistaa tiedonkulku tiimissä myös vuorojen välillä sekä yleisemmin koko hoivayksikössä ja muissa sidosryhmissä. Tavoitteeksi muodostui riittävän tiedon saaminen asukkaasta ja palvelun laatuvaatimusten täyttyminen.
Visuaalisen ohjaamisen keinoja olisi voinut käyttää myös muissa tämän saman kehittämistehtävän vaiheissa ja muodoissa. Sekä pika- että syvällisemmissä ohjeissa voisi hyödyntää kuvia ja esimerkiksi sarjakuvamaista ohjeistusta. Järjestelmän monimutkaiset komponentit voisi kuvata kaaviona. Henkilöstömitoituksen muodostumista voisi havainnollistaa kuvaajalla, jossa näkyy työn vaatimus ja siihen tarvittavat resurssit. Työpäivän havainnollistaminen esimerkiksi henkilökunnan työtehtävien polkuna voisi auttaa pohtimaan mihin eri vaiheisiin kirjaamista voisi sijoittaa. Visuaalisella ohjaamisella voi siis tukea henkilöstöä siten, että heidän on mahdollista jakaa sekä yhteistä tekemistä että sen tuloksia.
