Henkilöstötiedolla johtaminen esiin muutoksessa
Henkilöstötiedon hyödyntäminen toiminta- ja taloustiedon rinnalla on nykypäivää sote-alalla ja erityisen tärkeää myös hyvinvointialueiden valmistelun ja tulevaisuuden kannalta. Hyvinvointialueuudistukseen kuuluu keskeisenä osana henkilöstön siirtymä vanhoilta työnantajilta uusille hyvinvointialueille.
Siirtymään liittyy tavoite jatkuvuudesta ja henkilöstöresurssien tehokkaasta tuottavuutta edistävästä hyödyntämisestä. Henkilöstön siirtymään liittyy olennaisena tarve kartoittaa ja hyödyntää työntekijöiden henkilötietoja. Tiedolla johtamisen tärkeys on tiedostettu kansallisessa valmistelussa ja useilla hyvinvointialueilla tiedolla johtaminen on jo integroitu uudistustyöhön alusta alkaen. Hyvinvointialueuudistus onkin erinomainen tilaisuus ottaa käyttöön myös henkilöstötiedolla johtamisen työkalut ja aloittaa tiedolla johtamisen kulttuurin rakentaminen omassa organisaatiossa.
Henkilöstötiedon hyödyntäminen strategian ja arkipäivän tasolla
Henkilöstötiedon hyödyntämisen perusajatuksena on henkilöstön tiedostaminen organisaation keskeisenä voimavarana. Tämä on osa strategisen henkilöstöjohtamisen kokonaisuuden perustaa ja asettaa henkilöstötiedon hyödyntämisen johtamisen näkökulmasta tärkeään asemaan. Henkilöstötieto myös usein selittää toiminnan ja talouden ilmiöitä ja henkilöstön hyvinvoinnilla on selkeä yhteys tuottavuuteen.
Esimerkki: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri
VSSHPS:ssä tehdään säännöllisesti henkilöstökyselyitä, joiden tuottamaa osastotasoista tietoa käytetään hyödyksi esimerkiksi sairauspoissaolojen ennakoinnissa. Näitä tietoja voidaan edelleen yhdistää asiakastyytyväisyyteen ja tuottavuuden mittareihin. Henkilöstötiedon perusmittarit pohjautuvat HR-järjestelmien keräämään dataan, joka sisältää muun muassa erilaisia tietoja palvelussuhteista, koulutuksista tai poissaoloista sekä henkilöstön osaamisesta. Suurin osa HR-järjestelmien datasta viedään nopealla syklillä HR-raportointiportaaliin, jossa se on helposti saavutettavissa ja ajantasaisena johtamisen tukena.
Henkilöstötiedon parempi hyödyntäminen edellyttää organisaatiolta myös tiedon lukutaidon kehittämistä. Organisaatioissa ei saavuteta laaja-alaista vaikuttavuutta ilman, että koko organisaatiossa on riittävät taidot henkilöstötiedon hyödyntämiseen. Kyse ei ole vain ylimmän johdon työstä, vaan laajemmin yhteisistä toimintamalleista, tiedon hyödyntämisestä ja vaikuttavuudesta koko organisaatiossa. Tämä on erityisen tärkeää huomioida uuteen rakenteeseen siirryttäessä.
Muistilista henkilöstötiedon parempaan hyödyntämiseen:
- HR-raporttien kuukausittainen/ajantasainen seuranta
- HR-raporttien käyttäminen päätöksenteon pohjana
- Ajantasaisen henkilöstötiedon käyttäminen esihenkilötyössä
- Henkilöstötiedon analysointi toiminnan kehittämiseksi
- Johtamisen perustuminen henkilöstö-, toiminta- ja taloustietojen yhteistarkasteluun
- Ennustavan analytiikan ja optimoinnin käyttö
