Itse- ja yhteisöohjautuvuuden kehittäminen, A3-ongelmanratkaisutyökalu

Hoivatyön ammattilaisilta vaaditaan tilannetajua, paineensietokykyä ja ongelmanratkaisutaitoja. Arjen työn haasteet helpottuvat, mikäli ongelmanratkaisuun on sopivia työkaluja. Hoivatyöyhteisön on myös helpompi edistää yhteisöohjautuvuutta, mikäli heillä on yhteisiä toimintamalleja , joiden avulla voidaan ratkaista työssä ilmenneitä haasteita sekä ongelmia ketterästi ja käytännönläheisesti. Opitut ja sisäistetyt ongelmanratkaisutavat hoivatyössä mahdollistavat niin yksittäisten hoitajien omatoimisuuden ja aktiivisuuden kuin koko tiimin yhteisöohjautuvuutta tukevan tavan tehdä työtä ja kehittää sitä.

Yhtä jatkuvaan kehittämiseen perustuvaa työkalua kutsutaan A3:ksi. Tämä työkalu on strukturoitu ja standardisoitu menetelmä, jonka tarkoitus on jäsentää havaittua ongelmaa. Sen avulla on mahdollista osallistaa työntekijät kehittämistyöhön ja tehdä yhteiskehittäminen kaikille näkyväksi. Nimensä se on saanut A3 kokoisesta paperista. Vakioidulla lomakepohjalla ilmenee myös Plan – Do – Check – Act -jatkuvan kehittämisen malli, joka ohjaa kehittämisen kulkua ja helpottaa sen raportointia ja seurantaa. A3 -työkalun käyttö on tehokasta ja helppoa.

A3-työkalun avulla valittua kehittämisen kohdetta hahmotellaan aluksi tarkastelemalla ongelmaa nykytilassa ja avaamalla ongelman juurisyyt sekä siihen vaikuttavat muut mahdolliset tekijät. Erään kunnan vanhustyön asiantuntijatahoina toimivat kotihoidon hoivatiimit harjoittelivat A3-työkalun käyttöä ratkaistakseen heidän tiimityötä haittaavia tekijöitä. Yhden tiimin kehittämisen kohteeksi valikoitui säännöllisten tiimikokousten järjestäminen. Tämä kirjattiin lomakkeelle tavoitetilaksi. Nykytilan ongelmaksi määriteltiin vähäiset kokoukset, jotka aiheuttivat haasteita vuorotyötä tekevien tiedonkulkuun. Akuutit asiakkaisiin liittyvät asiat eivät välittyneet hoitajalta toiselle toivotulla tavalla. Tiimi suunnitteli ja kirjasi lomakkeelle muuttavansa viikko-ohjelmaa vaihtoehtoisten toimenpiteiden kautta, joita olivat mm. asiakkaiden kaupalistojen tekeminen ja suihkutusten toteuttaminen eri ajankohtina. Tämä kotihoidon tiimi päätti myös tarkan päivämäärän, jolloin tarkastelevat (Check) suunnitelmassaan pysymistä ja tiimikokousten toteutumista. Lomake ohjaakin toimimaan juuri näin. Arvioinnin yhteydessä kehittämisen aikana havaitut opit on hyvä kirjata ylös, sillä työn kehittämisessä on ennen kaikkea kyse jatkuvasta oppimisesta. Hoivatiimien halukkuus työprosessien kehittämiseen ja tiimitoiminnan arvioimiseen edesauttaa tiimin toiminnan sujuvuutta ja työyhteisön hyvinvointia.

Toinen kotihoidon tiimi keskittyi tarkentamaan toimintatapojaan, jotka olivat nykytilankuvauksen mukaan epäselviä, etenkin muutostilanteissa. Työt jakautuivat epätasaisesti, mikä aiheutti työntekijöiden työvuoroihin ajankäytöllisiä haasteita ja työtyytymättömyyttä. Työnjakoa selkeytettiin muuttamalla asiakaskäyntejä joustavammiksi. Niiden sisältöä tarkasteltiin ja käyntejä organisoitiin uudelleen ajankäytön näkökulmasta.  Järjestelmällisen työskentelyn ja ketterien kokeilujen avulla tiimi pääsi tavoitetilaansa. Tasapuolisuus ja työviihtyvyys tiimissä kasvoivat. Lisäksi he kokivat, että määriteltyä ongelmaa ratkaistessaan heidän omaan työhönsä vaikuttaminen sekä oman osaamisen kehittyminen lisääntyivät. Nämä tekijät vahvistavat itse- ja yhteisöohjautuvaa työskentelyä.

Kolmas kotihoidon tiimi tavoitteli asiakkaiden kalenterimallia kehittäessään parempaa tiimin yhteishenkeä. A3 -työkalun avulla tiimin jäsenet lupautuivat ja sitoutuivat tarjoamaan kiireisen arjen keskellä useammin apua toisilleen työpäivän lomassa. Vaikka tämä olikin vain pieni yksittäinen parannustoimenpide, se on myös oiva esimerkki siitä miten konkreettisten pientenkin ratkaisuehdotusten kautta päästään kehittämään suurempia työprosesseja ja vaikuttamaan siten myös koko tiimin hyvinvointiin. A3 -työkalun havaittiin olevan käytännönläheinen ja ongelmanratkaisua pala palalta jäsentävä kehittämisen väline, jota voi käyttää apuna hyvinkin erilaisten arjen työtä haastavien ongelmien taklaamiseksi. Sen todettiin myös ohjaavan työn kehittämistä konkreettiselle tasolle ja tuovan kehittämisen osaksi arjen työskentelyä.

Yhteisöohjautuvuuden näkökulmasta voidaan todeta, että työpajoissa tiimikohtaisiksi kehittämisen kohteiksi valikoituneet teemat olivat osaltaan tyypillisiä itse- ja yhteisöohjautuvuuteen liittyvän yhteiskehittämisen aikaansaannoksia. Näiden kehittämiskohteiden edistäminen ja erilaisten ideoiden ja kokeilujen toteuttaminen heijastelee myös itse- ja yhteisöohjautuvuuden kannalta oleellisia organisaatiokulttuurin piirteitä.