Palaveri- ja kokouskäytäntöjen kehittäminen kotihoidossa, Janakkalan kunta

Kehittämisesimerkki kertoo, miten Janakkalan kotihoito on hankkeen aikana kehittänyt ja muuttanut onnistuneesti kokous- ja palaverirakennettaan kulloisenkin tarpeen mukaan. Kotihoidon kehittämisen päätavoitteita olivat tiimimäisen työskentelyn kehittäminen sekä johdon tukeminen muutostilanteessa. Kotihoitoon saatiin syntymään uudistuneen palaverirakenteen myötä tärkeitä dialogin tiloja, jotka mahdollistavat aiempaa paremmin henkilöstön osallistumisen ja dialogisuuden.

Palaverirakenne yhteistoiminnan ja osallisuuden edistäjänä

Ohjausryhmä kerran kuukaudessa kehittämishankkeen ajan

Kehittämistoiminnan aluksi perustettiin organisaatioon kehittämishankkeen toimintaan liittyvä ohjausryhmä pitämään hanke elävänä myös kentällä eli siellä, missä perustehtävän mukainen työ tehdään. Kuukausittain kokoontuneen ohjausryhmän muodostivat johtotiimi sekä hoitotiimien edustus. Tiimit olivat valinneet kaksi sairaanhoitajaa ja kaksi lähihoitajaa edustamaan tiimejä kahdesta eri taajamasta. Lisäksi mukana olivat tiimeissä työskentelevät, luottamushenkilöt sekä kehittämishankkeen kehittäjä.

Ohjausryhmän parituntisilla palavereilla oli selkeä rakenne, jonka toteutumisesta pitivät ansiokkaasti huolta koko hankkeen ajan puheenjohtajana toiminut tiiminvetäjä sekä sihteerinä toiminut asiantuntijasairaanhoitaja. Kokouksissa puheenjohtaja palautti aluksi mieleen, millaisia asioita edellisessä kokouksessa oli käsitelty ja lisäksi käytiin läpi, miten työn alle otetut asiat olivat edenneet. Osallistavan ja yhteistoiminnallisen toimintamallin mukaisesti kokouksiin sisältyi kuulumiskierros, jolloin kuultiin tärkeitä kentän kuulumisia. Omalla vuorollaan kehittäjällä oli tilaisuus tuoda esille kehittämiseen liittyviä kuulumisia ja testata ideoita ja kehitellä niitä ryhmän jäsenten kanssa yhdessä eteenpäin. Hankkeen aikana ohjausryhmän kokoonpano ehti vaihtua moneen kertaan, lukuun ottamatta puheenjohtajaa, asiantuntijasairaanhoitajaa, kotihoidosta vastaavaa ikäihmisten palveluiden vastuualueen johtajaa ja hankkeen kehittäjää.

Yhteistoiminnallinen ryhmä kerran kuukaudessa

Ohjausryhmä lopetti toimintansa kehittämishankkeen jälkeen ja sen tilalle tuli hoitajien ideasta ja aloitteesta syntynyt ryhmä, johon kuuluu jokaisesta kotihoidon tiimistä sairaanhoitaja tai tiiminvetäjä ja yksi hoitajien edustaja. Tämä kymmenhenkinen yhteistoiminnallinen ryhmä kokoontuu ideoimaan ja keskustelemaan kuukausittain jostain ajankohtaisesta asiasta ja päivittää toimintamallejaan, jotta ne olisivat mahdollisimman yhtenäiset ja asiakaspalvelu näin ollen mahdollisimman tasalaatuista ja korkeatasoista. Ryhmä ylläpitää työn ja tiimien jatkuvaa kehittämistä oppimalla toisiltaan ja suosimalla herkästi uusien, hyviksi havaittujen ideoiden ja toimintamallien kokeilua. Näissä palavereissa kuuluu eritysesti ”kentän ääni ja kokemus”, jonka luovuudelle ja kehittämiselle on tietoisesti järjestetty aikaa.

Muutosjohtamisen torstaipalaverit

Hankkeen alussa aloitettiin myös säännölliset johtotiimin muutosjohtamisen torstaipalaverit, jotka olivat toisaalta tiedotustilaisuuksia, mutta myös tilaisuuksia jakaa kokemuksia ja ajankohtaisia asioita ja ongelmia, sekä saada vertaistukea. Näissä palavereissa käytiin läpi osallistavan ja yhteistoiminnallisen, dialogisen johtamisen kysymyksiä, jotka sitten johtotiimistä kulkeutuivat muihin kotihoidon tiimeihin. Näiden johtotiimin viikoittaisten palaverien tavoitteena oli varmistaa, että yhteinen linja ja johtamisen perustehtävä pysyvät kirkkaina.

Sairaanhoitajapalaverit kerran kuukaudessa

Tiiminvetäjät ovat sairaanhoitajia, jotka kokoontuivat omiin sairaanhoitajapalavereihinsa asiantuntijasairaanhoitajan johdolla kerran kuussa. Kävi ilmi, että sairaanhoidollisia asioita oli niin paljon, että kehittämisasioita ei oikein ehditty niissä puhua, eikä kehittäminen näin ollen ottanut sellaista kipinääkään, kuin alussa ajateltiin. Niinpä oli pyrittävä löytämään ratkaisu, jossa kaikille tärkeille asioille olisi aikaa.

Sisäisten kehittäjien palaverit kerran kuukaudessa

Seuraavaksi palaverirakennetta muutettiin niin, että nimettiin tiiminvetäjät myös tiimien sisäisiksi kehittäjiksi ja alettiin pitää pelkästään kehittämiseen keskittyviä kuukausittaisia sisäisten kehittäjien palavereita. Samalla sairaanhoitajapalaverit muutettiin kolmen vartin palavereiksi.

Säännölliset tiimipalaverit

Tiimeissä koettiin tarve säännöllisiin tiimipalavereihin, jotka kehittyivät sitä mukaa kuin tiimin vetäjien ja jäsenten roolit selkiytyivät ja tiimien itseohjautuvuus kehittyi.

Henkilöstökokoukset neljännesvuosittain

Koko henkilökunnan tiedonvälitykseen painottuvat isot kokoukset, joita aiemmin pidettiin kerran kuukaudessa, muuttuivat hankkeen myötä neljännesvuosittain pidettäviksi kehittämispainotteisiksi osallistaviksi yhteistapaamisiksi.

[/laajenna]

Tiimit kehittyivät sekä itseohjautuvuuden että keskinäisen yhteisöllisyyden suhteen. Kokous- ja palaverirakenteen muutoksessa onnistuttiin osallistamisen, motivoinnin, tarkoituksenmukaisuuden ja tehokkuuden suhteen. Uudistettu palaveri- ja kokousrakenne on ketterästi muutettavissa tarpeen mukaan.